Over ATool

ATool is een applicatie die ontstaan is vanuit een echte ondernemerssituatie. De basisgedachte is het op een makkelijke manier verwerken van je handelingen en hierna snel deze weer terug kunnen vinden en tot facturen verwerken.

Deze applicatie biedt een geïntegreerd systeem waarin het schrijven van uren en factureren centraal staan. Het unieke van deze applicatie echter is dat het contractgebaseerd is. Dit houdt in dat dat je een contract opmaakt en dat de applicatie zich hier vervolgens op aanpast. Bij onderdelen van een contract moet je denken aan uurtarief, maximaal te besteden uren werknemer specifiek tarief etc.. Je maakt voor de bedrijf een standaardcontract, deze kan je vervolgens op voor de klant relevante punten per klant aanpassen en zelfs op projectniveau kan je een op maatgemaakt contract gebruiken die vervolgens het schijven van "units" bepaald.

De hiërarchie van de applicatie bestaat uit klanten met contactpersonen. Voor een klant doe je projecten. Een project bestaat uit taken. Op een taak boekt een werknemer (of uzelf) activiteiten op een taak die wel of niet "billable" (facturabel) is. Wat die activiteit is wordt bepaald door het contract. Wat niet relevant is kan je weglaten. Zo kan je in je contract alleen uren tegen een bepaald tarief opnemen of hier gereden kilometers aan toevoegen. Wat voor eenheden ("units") je hieraan toevoegt bepaal je helemaal zelf. Dus als je liever Sessies, pagina's en/of dagdelen wil boeken is dit geen enkel probleem

Een factuur wordt opgemaakt door een aantal taken aan te klikken en vervolgens op factuur aanmaken. De geboekte activiteiten en eventuele uitgaven voor een taak komen automatisch goed op de factuur te staan. De factuur is meteen als een pdf document beschikbaar om naar de klant te sturen.

Een aantal punten waar deze software zich op focust:

 - Eenvoud. De applicatie moet er bedrieglijk eenvoudig uitzien, maar wel alle functionaliteiten hebben

 - Geavanceerd zoeken. Er wordt veel tijd gestoken om de applicatie zich te laten gedragen alsof het u begrijpt door slimme zoektechnieken en contextspecifieke schermelementen

 - "Contract based", afspraken met de klant (uurtarief, maximale kilometers etc.) kunnen worden ingevoerd, per klant of zelfs per project en het systeem past zich hierop aan!

 

 Klanten

Klanten vormen natuurlijk de basis van je activiteiten, hier krijg je uiteindelijk je inkomsten van. Alle klantgerichte activiteiten organiseer onder je klanten zodat je ook makkelijk alle projecten, taken of activieiten van deze klant kan weergeven of exporteren.

 Projecten

Projecten zijn de verzameling van taken, activiteiten en uitgaven die je binnen een bepaald kader, afspraak of tijd voor een klant doet. ATool richt zich erop om vanuit een project zoveel mogelijk relevante informatie te verstrekken die je inzicht geven in de voortgang hiervan en laat je snel zaken aan een project toevoegen. Features zijn bijvoorbeeld grafische indicatoren van bijvoorbeeld uren of prijs en Gantt diagrammen.

Taken

Taken zijn de onderdelen van een project. Hier worden activiteiten op geschreven en uitgaven toegevoegd. De optelsom hiervan kan automatisch de prijs van een taak bepalen, maar deze kan je natuurlijk ook gewoon zelf ingeven als je dit hebt afgesproken met de klant. Taken vormen de regels op de automatisch gegenereerde factuur.

Uitgaven

Uitgaven zijn een overzicht aan bestedingen die je voor je bedrijf doet. Je kan dit ook zien als inkoopfacturen. Door dit goed bij te houden krijg je een goed overzicht van je uitgaven, kan je makkelijk BTW van de belasting terugvragen en kan je gemaakte uitgaven voor een klant makkelijk doorfactureren door hem onder een taak te hangen die je aan de klant factureert.

Bezittingen

Bezittingen zijn onderdelen die je in bezit hebt. We hebben het niet over vaste en vlottende activa maar gewoon een laptop die je in bezit hebt of producten die je wilt doorverkopen. Je kan afwaarderen op bezittingen, verliezen boeken, extra inkoop toevoegen en verkopen.

Facturen

Facturen zijn een belangrijk onderdeel van ATool. Naast het heldere overzicht van je activiteiten vormt dit het punt waar je onderneming om draait. Een heldere factuur geeft een professionele uitstraling naar je klanten en geeft je zelf een makkelijk inzicht in hoe je interne activiteiten aan je facturen gerelateerd zijn.

Contracten

Contracten is het mechanisme van ATool om aan de ene kant de tool zich op jou te laten aanpassen en aan de andere kant kom afspraken met klanten in je bedrijfsvoering in te bouwen om fouten en onduidelijkheden te voorkomen. In een contract leg je in eerste instantie vast wat je wil boeken, bijv. uren, km, sessies, dagdelen etc. en in de tweede instantie kan je per eenheid die je wil boeken restricties aangeven die projectmanagement makkelijk maken. Voorbeelden hiervan zijn bijv. maximale prijs voor geschreven uren, maximaal aantal km etc. Je hebt altijd een basiscontract als bedrijf maar een contract werkt per project. Dit houdt in dat je bijvoorbeeld als bedrijf een vast uurtarief hanteert, maar deze per klant of zelfs per project kan aanpassen aan de afspraken die je met klanten maakt.

Rapportages

ATool doet zijn uiterste best om met een geavanceerd filter- en export systeem je alle tools in handen te geven om zelf een overzicht te maken van  specifieke informatie en dit eventueel naar een excel sheet te exporteren. Hierbovenop voegt ATool nog rapportages toe om belangrijke groeperingen van data te maken of fouten op te sporen. Het belangrijkste overzicht is het periode overzicht die voor een periode alle relevante informatie geeft. Andere overzichten waar je aan moet denken is facturabele activiteiten die nog niet gefactureerd zijn etc.